企业资料真正容易出现管理漏洞的地方，往往不是文件存放在电脑里的时候，而是员工准备通过微信、邮件、网盘、U盘等方式发出去的时候。

尤其是CAD图纸、客户名单、报价单、合同、研发资料等重要文件，一旦离开企业管理范围，后续流向就很难控制。

现在比较常见的做法，是把外发审批、文件加密、通道管控、权限限制和行为审计结合起来，让文件外发前有规则、外发过程中有控制、外发之后还能追踪。

1、信企卫软件

信企卫软件可以从员工电脑端对文件外发行为进行管理。企业可以根据部门、人员和文件类型设置相应的外发策略，对重要资料进行权限控制，减少员工通过常见网络通道、移动存储设备等方式随意带走资料的情况。

实际办公中，研发人员需要发送CAD图纸，销售人员需要发送客户资料，财务人员需要发送合同文件，这些场景都可以按照企业实际需求设置管理策略。

对于需要正常对外协作的文件，也可以采用审批方式，让员工提交外发申请，由管理人员确认后再进行后续操作。

信企卫的优势在于可以把文件外发和其他终端行为放在一起管理。除了文件外发，还能结合文件透明加密、文件操作记录、文件上传下载、U盘管控、剪切板管理、打印管理、屏幕监控、网址记录等功能进行审计。

比如发现员工尝试把重要文件上传网盘，可以查询对应文件操作记录；

出现U盘复制行为，可以进一步查看U盘使用记录；发现异常外发，还可以结合屏幕录像查看当时的电脑操作情况。

2、盾维智企

主要面向企业终端数据安全管理，可以针对文件外发、移动存储和网络传输等场景进行管控，并结合相关审计记录了解资料流转情况。

3、拓扑禁域

侧重企业终端安全与数据防护，可以围绕文件访问、外发通道和终端设备设置管理策略，帮助企业减少重要资料被随意复制和传出的情况。

4、星链固防

可以用于企业数据安全管理场景，对电脑终端上的文件流转行为进行统一管理，并结合权限控制和审计记录辅助管理员查看资料使用情况。

企业文件外发怎么管？

比较实用的方法可以按照“识别重要文件—限制外发通道—外发审批—过程控制—操作留痕”来设计。

第一步，把研发图纸、源代码、客户资料、合同等核心文件划分出来，不需要对所有普通文件采用同样严格的策略。

第二步，管理文件可能经过的外发通道，例如微信、QQ、邮件、浏览器、网盘、U盘等。针对不同部门设置不同规则。企业现有的数据防泄漏方案也通常会针对网络传输、USB等通道进行拦截或审计。

第三步，对确实需要外发的文件设置审批机制。员工提交申请，说明文件、接收对象和外发用途，审批通过后再放行，这种“默认限制、合规例外”的方式比较适合有大量对外协作需求的企业。

第四步，对已经允许外发的文件继续做权限控制，例如设置有效期、禁止下载、禁止打印、动态水印或者后续回收等。现在一些企业文件外发方案已经支持从审批、授权到回收的完整流程。