企业如何防止邮件泄密？信企卫软件提供专业防泄露方案

在数字化办公时代，邮件已成为企业信息传递的核心工具，但随之而来的泄密风险也日益严峻。

员工误操作、恶意泄露、第三方入侵等问题频发，轻则导致客户流失，重则引发法律纠纷。

如何构建全方位的邮件防泄密体系？信企卫凭借其“全能盾牌”级防护方案，从7大核心功能切入，精准解决企业痛点。

一、邮件发送审计：让泄密行为无处遁形

传统邮件系统仅记录基础日志，泄密后难以追溯具体操作人及内容细节。

信企卫软件自动记录邮件发送全要素——包括时间、收件人、正文及附件内容，并生成可视化审计报告。

例如，当某员工外发标书文件时，系统会留存完整操作链，支持按关键词或时间快速检索，实现从“事后追责”到“事前预警”的转变。

二、邮件控制发送：堵住“发错人”的漏洞

员工将含商业机密的邮件误发至竞争对手邮箱，或批量群发时勾选错误联系人。

通过部门、角色分级设置收件人白名单。例如，财务部仅能向合作银行指定邮箱发送财报，研发部禁止向外部邮箱传递技术文档。

系统会实时校验收件地址，非白名单邮箱自动拦截，从源头杜绝误发风险。

三、邮件拦截：敏感词实时“刹车”

痛点：员工在邮件中无意写入“专利配方”“投标底价”等敏感词，或附件含客户身份证号等隐私数据。

解决方案：内置智能敏感词库，支持自定义关键词（如“融资协议”“源代码”）。当检测到正文或附件匹配关键词时，系统立即阻断发送并弹窗提醒，需上级审批后方可放行。

某制造企业使用后，敏感信息误发率下降92%。

四、邮件文档加密：外发文件自动“上锁”

加密附件被员工通过密码共享或破解工具解密后二次传播。

采用驱动层透明加密技术，内部员工可正常编辑附件，但外发至非授权邮箱时自动转为乱码。即使文件被转发至第三方，也无法解密查看。

某律所实测显示，加密后的合同文件在外网环境打开均为无效数据。

五、邮件白名单：合作方高效互通

需频繁向供应商、客户发送加密文件，手动解密耗时且易出错。

为合作伙伴配置专属白名单邮箱。既保障效率，又避免密钥扩散风险。

例如，将审计事务所邮箱加入白名单后，其接收的财报附件自动解密，而相同文件发送至其他邮箱仍保持加密状态。

六、禁止邮箱使用：切断非授权通道

员工使用个人邮箱（如QQ、Gmail）发送工作文件，逃避企业监管。

双管齐下封堵漏洞——网页端禁止访问公共邮箱网站，终端禁用Outlook等客户端登录非企业邮箱。

某科技公司部署后，员工私邮外发数据量归零。

七、禁止发送文件：封杀社交软件转发

通过邮件客户端附加文件后，用微信/QQ转发给外部人员。

强制关闭邮件客户端的本地文件传输功能，仅允许通过企业微信或内部邮件系统外发。

系统会扫描剪贴板及进程，防止加密文件被截图或复制粘贴泄露。

邮件安全需覆盖“生成-传输-存储-外发”全链条。信企卫软件通过7层防护，既防范内部过失，又抵御外部攻击，更适配国产化环境。企业可根据自身需求灵活组合功能，以最小成本构建合规、高效的邮件防泄密体系。