文件外发如何限制？

企业真正容易出现风险的地方，往往不是文件存放在电脑里的时候，而是员工准备把资料发出去的时候。

客户名单发到个人邮箱、研发图纸上传网盘、合同通过聊天软件发送，这些操作一旦缺少管理，企业很难判断资料到底去了哪里。

现在的防泄密方案通常会从文件内容、用户身份、外发渠道和操作行为几个方面进行控制，可以对邮件、网页上传、U盘、剪贴板等数据流转环节进行审计或阻断。

一、信企卫防泄密软件

信企卫可以针对企业文件外发进行统一管理，管理员可以按照人员、部门和文件类型设置外发权限。对于研发图纸、客户资料、财务数据等核心文件，可以限制直接外发，需要经过审批后才能发送。

在外发渠道方面，可以结合U盘、USB设备、网盘、网页上传、剪贴板等进行管控。

员工尝试把敏感文件复制到U盘或者上传到网盘时，可以按照企业策略进行限制，并留下相应操作记录。

信企卫还支持文件透明加密、文件操作审计、打印管理、屏幕监控等功能。

对于确实需要发送给客户或合作伙伴的文件，可以根据权限进行外发管理，而不是把所有文件全部禁止。

二、元域锁钥

可以从企业终端数据防护方向进行了解，围绕文件访问、数据流转以及外发渠道进行权限管理，适合需要加强办公资料保护的企业。

三、宙斯之御

可以从数据防泄密和终端管控方向进行对比，重点关注敏感文件在电脑、外设以及网络渠道中的流转情况。

四、智垒封疆

可以从企业文件安全和数据外发管理方向进行了解，通过权限、策略和行为审计等方式，对企业资料流转过程进行管理。

企业做文件外发限制，可以重点看四个方面：

第一是识别什么文件需要限制

不是所有办公文件都需要禁止外发，合同、客户名单、研发图纸、源文件、财务数据等核心资料可以设置更严格的策略。DLP方案通常会根据敏感内容、文件特征以及用户和设备环境判断是否需要阻止、告警或放行。

第二是控制外发渠道

邮件、网盘、网页上传、U盘、移动存储和剪贴板都可能成为资料流转渠道。企业需要根据实际办公环境设置不同规则，而不是只限制某一种方式。

第三是增加审批机制

销售需要给客户发送报价单，研发需要给供应商发送图纸，这些属于正常业务，可以采用申请、审批、授权外发的方式，既不影响工作，也能减少随意发送。

第四是关注文件发出去之后的权限。部分企业级文件共享方案支持外部访问权限、下载限制、有效期、撤销访问以及操作日志等功能，可以进一步控制文件离开企业后的使用范围。