员工文件外发，是企业文件安全里比较容易出问题的一环。

销售给客户发合同，研发给供应商发图纸，财务发送报表，这些本身都是正常工作，可一旦缺少权限和记录，正常外发和私自外发就很难区分。

有个企业IT负责人就遇到过这种情况：“客户资料每天都有人发出去，我不能把邮件、网盘、U盘全部禁掉，可又担心员工把资料带走。”

这其实也是很多企业做文件管理时最难处理的地方。

所以文件外发管理不能简单理解成“全部禁止”。

更合理的方式，是根据文件重要程度和员工岗位设置不同规则，让正常业务能够进行，高风险操作有记录、有提醒，必要时进行限制。

现在的信企卫终端DLP方案也会针对USB、网络共享、打印、云服务上传等外发路径进行审计或限制。

一、先把重要文件区分出来

企业文件很多，不需要所有资料都采用最高等级的外发策略。

研发部门的CAD图纸、设计方案，财务部门的报表，销售部门的客户名单、合同资料，都可以按照重要程度进行分类。

信企卫可以结合文件加密和权限管理，对核心资料进行透明加密。员工在授权范围内可以正常打开和编辑，未经授权的人员无法直接使用受保护文件。

二、控制文件外发通道

员工文件外发的渠道非常多，单独限制U盘并不能解决问题。

U盘、移动硬盘、网盘、邮件、打印、剪贴板、网络共享，都可能成为文件流转出口。企业需要根据岗位设置对应的控制策略。

信企卫可以针对U盘、外设、打印、剪贴板以及文件上传下载等行为进行管理。比如研发人员可以正常使用指定存储设备，但核心图纸禁止随意复制；销售人员需要发送合同，可以按照企业规定进行外发。

企业级DLP目前也支持对敏感文件上传云服务、复制到USB、网络共享和打印等行为进行审计或阻断。

三、文件外发一定要留操作记录

很多企业真正遇到问题时，不是完全不知道资料泄露，而是不知道“谁发的”。

信企卫可以记录文件上传、下载、复制、移动、删除等操作。管理员能够结合员工、电脑和操作时间查看相关记录。

例如某份研发图纸在周五晚上被复制，可以根据记录继续查看对应电脑、操作时间以及相关行为。这样处理文件外发问题，就不再只是靠员工口头解释。

四、敏感文件可以设置外发限制

不同文件需要不同的管理方式。

普通办公资料可以正常流转，部门内部资料可以限制人员范围，核心资料则可以限制复制、外发、打印等操作。

对于高风险操作，也可以先采用审计模式观察员工实际使用情况，再逐步调整成限制策略。企业DLP实践中也常见“先审计、再根据风险逐步限制”的方式，可以减少策略上线后对正常业务的影响。

五、出现异常及时报警

文件外发管理不能等资料已经流出去才处理。

比如短时间内大量复制文件、连续上传敏感资料、异常使用U盘等行为，可以设置相应的告警策略。管理员发现异常后，可以进一步查看文件操作记录、电脑屏幕记录等信息。

可以把文件审计、外设管理、屏幕记录、应用程序使用等信息结合起来，方便IT人员从多个角度排查异常行为。