企业资料外泄，很多时候并不是系统突然出现问题，而是员工在日常办公过程中进行了复制、U盘拷贝、网盘上传、打印、截图或者文件外发。

研发图纸、客户名单、报价单、合同和财务资料一旦离开企业控制范围，后续追查会比较麻烦。

防泄密软件的价值，就是把这些容易被忽略的数据流转环节纳入管理。

信企卫软件可以从文件、电脑终端和数据流转多个方面进行防护。

核心文件可以采用透明加密，员工在授权环境中正常打开和编辑，未经授权的环境则受到权限限制。

管理员还能根据部门、岗位和人员设置不同权限，让研发、销售、财务等岗位按照实际工作需求使用资料。

企业可以结合下面10个方法建立数据防护体系。

1、核心文件进行加密

对于CAD图纸、SolidWorks文件、合同、客户资料等重要文件，可以设置透明加密，让文件本身具备权限保护能力，降低文件脱离企业环境后被随意打开的风险。

2、限制文件随意复制

员工复制文件是比较常见的数据流出方式，可以针对核心资料设置复制权限，减少员工将重要文件批量复制到其他位置的情况。

3、加强U盘管理

对U盘、移动硬盘等外部存储设备进行统一管理，根据岗位决定允许使用哪些设备，减少核心资料通过移动存储设备带走。

4、控制文件外发

员工需要向客户、供应商发送资料时，可以根据企业规定设置外发权限。对于重要文件，按照人员、部门和文件类型进行区别管理。

5、做好文件操作审计

防泄密不能只管“禁止”，还要解决“发生后怎么查”。通过文件操作记录，可以了解文件被谁打开、修改、复制、移动、删除、上传或下载，出现异常后更容易定位问题。

6、加强打印管理

合同、报价单、设计图纸等资料经常需要打印，可以对打印权限进行管理，并结合打印记录、打印水印等方式留下操作痕迹，降低敏感资料被随意打印的风险。

7、限制截图等数据流出方式

对于涉及核心数据的电脑，可以根据岗位需求设置截图限制，减少员工通过截图保存敏感页面或重要资料的情况。

8、审计员工上网行为

网盘、文件传输网站以及部分外部平台都可能成为资料流转渠道。通过网址记录、网站黑名单等功能，可以了解终端访问情况，对与工作无关或存在风险的网站进行限制。

9、结合屏幕监控进行追溯

发现异常文件操作时，可以进一步查看对应电脑的实时画面、历史截图或录像回放。这样不仅知道“操作过什么文件”，还能够辅助了解当时电脑实际处于什么状态。

10、按照岗位设置安全策略

企业不需要让所有员工采用完全一样的权限。

研发部门重点保护设计图纸，销售部门重点保护客户资料，财务部门重点管理合同和财务文件，根据业务需求设置对应策略，既能减少泄密风险，也不会过度影响正常办公。

真正有效的数据防护，不是单独依靠某一个功能，而是把文件加密、权限管理、U盘管控、外发控制、打印管理、行为审计和终端监管结合起来。

员工正常工作时保持必要权限，涉及核心数据时加强控制，出现异常后又能够留下完整线索，这样的防护体系更贴近企业实际。