很多企业管理者都遇到过这样的情况：公司核心资料莫名外流，怀疑是有人偷偷打印带走的，但又没有证据。打印机作为企业数据外泄的重要渠道之一，如果不做好管控，很容易成为安全漏洞。

今天就结合信企卫软件，给大家讲讲5种查看和管理打印机打印记录的方法，从查记录到事前管控全覆盖。

一、打印文件日志——所有打印行为一目了然

这是最基础的查记录方式。信企卫后台会自动记录每一次打印操作的完整日志，日志字段包括：客户端（哪台电脑发起的打印）、进程名（用什么软件打印的）、文档名称（打印了什么文件）、打印机名（用的是哪台打印机）、份数/页数（打印了多少）、处理动作（打印成功还是被拦截）。

管理员可以随时在后台按时间、按人员、按文件名检索，谁在什么时间打印了什么文件、打了几份，查得清清楚楚。如果发生数据泄露，直接翻日志就能锁定嫌疑人，不用再挨个排查。

二、禁用打印机

有些岗位本身就完全不需要打印功能，比如前台、客服、普通行政岗，直接禁用打印机是最省事的做法。在信企卫后台找到设备管控模块，选择对应的员工电脑，把打印机权限关掉就行。

设置之后，这台电脑上的所有打印机都会变成不可用状态，员工点打印也没反应，从根源上杜绝了私自打印的可能。如果后续某个岗位需要打印权限了，随时可以在后台重新开启，操作很灵活。

三、指定打印机打印

这个方法适合有多台打印机、需要区分使用权限的企业。比如公司有一台普通打印机和一台保密打印机，你可以在后台设置规则：普通员工只能使用公共打印机，涉密岗位才能使用保密打印机。

这样既避免了员工随便找一台打印机就打，也方便后续按打印机维度查记录，看哪台打印机被使用得最多、谁在用，管理起来更有针对性。

四、打印需要申请

对于打印管控要求特别高的企业，可以开启打印审批功能。员工在电脑上点击打印之后，不会直接输出，而是会触发一条审批请求推送到管理员端。管理员审核通过之后，文件才会开始打印。

审批记录里会显示申请人、申请时间、文件名称、打印份数等信息，全程留痕。这个方法特别适合合同、财务报表、客户资料这类敏感文件的打印管控，每一张纸打出去都有人把关。

五、打印水印

即使允许员工打印，也可以加上水印来做事后追溯。信企卫支持在打印输出的纸质文件上自动叠加水印，水印内容可以自定义，比如显示打印人姓名、工号、打印时间等信息。这样一来，就算有人把打印出来的文件拍照外传或者带出公司，只要看到文件上的水印就知道是谁打的，起到了很强的威慑作用。

水印可以设置成明水印或者暗水印，明水印肉眼可见，暗水印不影响文件阅读但可以通过专用工具识别，两种方式可以搭配使用。

最后提醒大家，打印管控不用一刀切，可以根据不同岗位的实际需求搭配使用以上方法。比如普通岗位只开日志记录，敏感岗位加上审批和水印，核心涉密岗直接禁用打印机，既保障安全也不影响正常办公效率。