一、为什么要查看员工电脑打印记录

很多做行政、IT管理的朋友都遇到过这样的烦心事：打印机耗材消耗特别快，纸张、墨粉月月超支，但谁在打印、打印了什么，却完全没有记录可查。更让人头疼的是，公司内部资料、合同文件、客户信息，一旦被人随意打印带出去，泄密风险根本防不住。

所以，查看电脑打印记录，已经不是"要不要做"的问题，而是"必须做"的事情。一方面能帮企业控制打印成本，减少不必要的浪费；另一方面也是数据安全管理的重要一环，能有效防止敏感文件被违规打印、外泄。

二、3个查看电脑打印记录的方法

第一种：信企卫软件

如果是企业级的打印管理需求，信企卫这类软件基本是目前用得比较多的方案，功能覆盖得很全面，具体来说有这几个亮点：

第一，支持完整的打印记录查询。 谁在什么时间用哪台电脑打印了什么文件、打印了多少页，后台都能一目了然地看到，方便随时追溯核查。

第二，支持禁用打印机。 对于不需要打印权限的部门或岗位，管理员可以直接在后台一键禁用，从源头上杜绝违规打印的可能。

第三，支持指定打印机打印。 可以设定某些员工只能使用指定的打印设备，避免打印任务混乱，也方便按部门核算打印成本。

第四，打印需要申请。 遇到涉密文件或重要资料，可以设置打印审批流程，员工发起打印申请后，需要管理员审核通过才能执行，多一道关卡多一层保障。

第五，支持打印水印。 打印出来的文件可以自动加盖水印，标注打印人、打印时间等信息，即便文件流出，也能第一时间追溯到源头，起到很强的震慑作用。

对于人数多、部门杂、文件敏感度高的企业来说，这种软件基本能一站式解决打印管理的所有痛点，这也是很多大企业都在用它的原因。

第二种：打印机自带管理后台

通常能看到打印任务列表、打印时间、打印页数等基础信息。这种方法的好处是不用额外装软件，直接用打印机自带功能就行；但缺点也很明显，就是只能看到"打印机层面"的记录，没办法精确关联到具体是哪台电脑、哪个员工操作的，而且不同品牌的打印机后台功能差异也比较大，有些老旧机型甚至压根没有这个功能。

第三种：系统打印队列本地查看

具体操作是：打开"设置"，找到"蓝牙和其他设备"里的"打印机和扫描仪"，点进对应的打印机，可以看到当前的打印队列和最近的打印任务。不过要注意的是，系统默认只会保留很短时间的记录，一旦打印任务完成或者重启电脑，很多记录就会自动清空，没办法做长期的存档和查询，更适合个人临时排查用，企业级管理基本用不上。

三、电脑打印记录的重要性

打印记录看着是个小事，实际上关系到企业运营的方方面面。首先是成本控制，纸张、墨粉、维护费用加起来其实不是小数目，有了打印记录，就能清楚知道哪个部门、哪台设备消耗最多，方便针对性地优化。

安全合规，很多行业对文件的可追溯性有明确要求，比如金融、医疗、政府机构，一旦出现文件泄露，打印记录往往是排查问题的关键线索，能大大缩短追责和补救的时间。

打印记录也是企业内部管理规范化的体现。有记录、有留痕，员工在操作的时候也会更加谨慎，无形中减少了违规行为的发生概率，这对企业整体的管理水位是一种提升。

四、总结

查看电脑打印记录的方法其实不算复杂，无论是功能全面的信企卫这类专业软件，还是打印机自带的管理后台，又或者是系统自带的打印队列，各有各的适用场景。