打印记录查询技巧：30秒学会4种查看打印机文件的快速方法

工作中你是否遇到过这些情况？

急需确认文件是否打印成功，却在电脑和打印机之间来回折腾；敏感资料被私自打印却无法追溯责任人；部门打印量激增却找不到源头文件…掌握打印记录查询技巧，能帮你快速解决这些问题。

下面介绍四种实用方法，从基础到进阶，满足不同场景需求。

1️⃣ 系统日志法（Windows自带“监控眼”）

痛点：临时需要确认打印任务是否完成，但找不到记录入口

操作步骤：

• 打开控制面板→系统和安全→查看事件日志
• 左侧导航选择"应用程序和服务日志→Microsoft→Windows→PrintService"
• 在"Operational"日志中，按时间筛选近期打印任务
• 优势：无需安装软件，可查看打印时间、打印机名称等基础信息
• 局限：仅记录任务状态，无法显示具体文件名和内容

2️⃣ 打印后台处理器法（精准定位文件名）

痛点：需要找回已打印文件的原始文档

操作步骤：

• 通过运行对话框输入"control printers"打开设备和打印机
• 右键目标打印机→选择"查看正在打印的内容"
• 在打印队列界面点击"打印机→暂停打印"可保留历史任务
• 关键点：双击任务可查看文档属性，包含文件路径和提交时间
• 注意：默认仅保留未完成任务，需提前设置保留历史记录

3️⃣ 第三方监控软件法（企业级解决方案）

痛点：企业需要全面审计打印行为，防范数据泄露

以信企卫软件为例的核心功能：

• 全维度审计

记录客户端IP、打印进程、文件哈希值等20+字段，支持OCR识别打印内容原文，生成带时间戳的PDF存档

• 智能拦截

通过关键词匹配（如"机密"）、文件指纹识别等技术，自动阻断违规打印

• 水印溯源

采用点阵+文字双水印，即使拍摄复印件也能通过专用解码器识别打印者工号

• 统计分析

自动生成部门/个人的月度打印报告，量化碳粉消耗与成本分摊

部署建议：建议与AD域集成，实现按组织架构的权限分级管理

4️⃣ 网络打印机查询法（IT人员适用）

痛点：需要跨设备追踪打印记录

操作流程：

• 浏览器访问打印机管理IP（通常为192.168.x.x）
• 登录后进入"作业日志"或"作业存储"模块
• 启用SMTP警报功能可将打印记录自动发送到指定邮箱
• 技术要点：企业级打印机支持LDAP认证，可关联打印者域账号