公司实际关键的资料，通常并非存于保险柜内，是每日都在员工的电脑里被使用着，像研发的图纸、客户的名单、报价的文件、合同的资料、项目的方案这类内容。

如果被随便复制、用U盘带走或者经网盘、邮件向外发送。

之后要去追查就会比较费劲，因此企业要做文件防泄密，不能仅仅给文档设置个密码，还要把电脑以及外部设备一同管理。

曾经有一家设计企业面临着相似的麻烦，员工的电脑里存着数量众多的CAD图纸以及项目相关资料，并且管理人员明白这些资料很关键，是却难以知道文件究竟被哪些人打开过、有没有被复制过、是不是通过外部设备被带出去了。

之后这家企业选择了信企卫软件，将文档加密、行为审计、外设管控融合在一起，对办公用的电脑开展完整的统一管理，因此员工在获得授权的环境里仍然能够顺利地开展工作，且管理员就可以了解文件使用情况以及终端操作情况，资料的管理明显变得更加规整有序。

首先，要做文档加密，把核心文件给保护起来。

信企卫能够支持文件透明加密，并且像CAD图纸、Word、Excel、PDF这类重要资料都可以去保护。

另外员工在被授权的电脑上正常打开、编辑、保存文件时，不用老是输入密码，且也不会影响正常办公。

当文件被复制到没有权限的设备上后，就没法正常使用，因此从源头上降低核心资料被带走后泄露的风险。

另外是行为审计，要弄清楚文件到底是怎么被使用的。

而文件加密解决的是能不能打开的问题，是行为审计解决的是怎么使用的问题。

再说信企卫可以把文件打开、修改、复制、删除、外发等操作都记录下来，如果管理人员发现某份重要图纸有异常流转情况，就能依据操作记录去查询，还能快速了解相关行为，方便企业排查风险。

第三项，对外设管控，加上封堵U盘复制资料的途径有不少，是企业资料泄露情况很简单，员工用个U盘复制文件就有可能把资料带出公司，而信企卫能够支持U盘以及外设的管理，加上依据企业制度设定设备权限，对未知的存储设备加以限制，还会记录相关设备的使用情况，以此降低员工通过移动硬盘、U盘等渠道复制核心资料的风险。

另外第四方面，文件外发管理，另外让资料在传出去之前先接受管控，因为企业日常合作离不开文件发送，但重要资料不能全靠员工自觉来保障，所以信企卫可以结合文件外发的审批流程，规范重要资料的外发行为，使得文件发送更具流程性和记录性，并且出现异常时也便于查询。

第五点，关于电脑行为管理，要把终端这一环节补充完善。

除了文件保护之外，企业有必要去知道受控电脑的真实使用情况，并且信企卫具备实时屏幕查看、屏幕录像回放、电脑行为审计等功能，管理人员能够在被授权的范围内把握终端的相关情况。

当碰到异常操作的时候，可以把文件日志和电脑行为记录结合起来分析，因此，企业核心文件保护不能仅仅做单点的防护。

比较完备的思路是：文档加密来负责保护文件，行为审计来负责记录操作，外设管控来负责限制复制，外发管理来负责控制传输，同时电脑监管来负责知道终端状态。

信企卫软件把相关功能进行了整合，并且企业能够依据部门、岗位以及文件重要程度来设定不同的管理策略，从而使得核心资料在“存储、使用、复制、外发”等多个环节都能得到防护。

对于研发、设计、制造这类数据敏感型企业而言，这种一体化的方案更便于统一开展管理工作，同时也可以减少内部资料泄露所引发的风险。