一份详尽的合同、客户名单或者是研发部门画出来的CAD图纸，一旦直接以普通文件形式发给客户、供应商或合作伙伴时，后续就很难继续控制了，很多人觉得企业文件容易失控的环节是存储，但真正的失控往往发生在文件外发的瞬间。

企业在挑选数据防泄密软件时，建议重点关注文件加密、外发审批、权限控制、终端管控还有操作审计，这些能力结合起来，才能让文件外发从发出去就不管，变成发出去仍然可控，相关的企业防泄密方案也普遍采用加密、权限、外发和审计组合。

并且说到信企卫软件，把加密和外发管控结合在一起，适合研发、设计、制造、销售等需要频繁对外发送资料的企业，透明加密可以保护Word、Excel、CAD等核心文件，员工在授权环境中正常使用，大大降低手动加解密带来的操作负担。

加之当文件需要发给外部人员时，可以结合外发审批、权限管理和操作审计进行控制，企业可以根据不同人员、项目设置使用权限。

减少核心资料被随意传播，再配合U盘管控、文件操作记录、屏幕监控等功能，进一步管理文件从电脑到外部渠道的流转过程。

信企卫公开方案也将文件加密、外发审批、终端行为审计作为数据防泄密的重要功能组合，另外量子坚壁可关注权限分级和文件访问记录，非常适合需要控制不同部门文件访问范围的企业。

宸枢镇守可重点了解透明加密和离线文件控制，适合研发资料、项目文档等核心文件保护场景，拓扑禁域可关注外协文件和动态权限管理，适合经常与客户、供应商进行文件交换的企业。

同时极光盾阵可作为终端与数据安全管理方向的方案进行了解，重点关注外发渠道、设备管控和审计能力，那么文件外发怎样做到真正安全，企业完全可以按照这几个环节来进行建设。

重要文件先加密，避免核心资料以普通明文形式长期存在，外发前必须进行审批，涉及客户、供应商和外协单位时，根据企业流程确认是否允许发送，最后设置使用权限，可以根据实际需求控制查看、编辑、打印等权限，部分外发方案还支持有效期、打开次数等限制。