销售团队外发文件缺乏有效管控手段，客户可能通过转发、截屏等方式将核心资料泄露给竞争对手，导致技术方案、产品定价等商业机密流失，直接影响企业市场竞争力和营收。

安全风险评估

泄露途径：邮件外发、即时通讯工具传输、移动存储设备拷贝、屏幕截图；

敏感数据：产品技术文档、客户定制方案、价格策略表、未公开的研发资料；

风险等级：高（涉及企业核心竞争力，泄露后难以追溯责任）。

业务场景分析

销售团队需频繁向客户发送文件，但需确保文件仅限授权客户查看，禁止二次传播、修改或截屏；同时需记录文件流转轨迹，满足合规审计要求。

选择信企卫防泄密软件，因其具备文件透明加密、外发管控、屏幕水印、阅读权限控制等核心功能，可实现外发文件的全生命周期管控，精准匹配销售场景需求。

第一、文档自动加密：

对销售部门生成的Word、PDF、PPT等文件自动加密，存储时即处于密文状态；

加密文件仅限企业内部授权终端解密查看，外发时自动触发管控策略。

第二、外发管控：

阅读权限控制：设置文件打开次数、有效期、是否允许打印/修改；

防截屏/录屏：通过屏幕水印（含客户名称、时间戳）和防截屏技术，阻止通过截图或录屏泄露内容；

外发审批流程：销售提交外发申请后，由主管审批通过方可生成受控外发文件。

第三、离线授权：

针对需离线查看的客户，生成带时间限制的离线授权包，超时后文件自动失效。

第四、打印管控：

禁止销售终端直接打印加密文件，外发文件需通过虚拟打印生成PDF并附加水印。

第五、分级管控：

按文件敏感程度划分等级（如公开、内部、机密），机密文件外发需双重审批；

客户分类管理，对高风险客户设置更严格的权限（如仅允许查看1次）。

第六、行为审计：

记录所有外发文件的操作日志（发送人、接收人、时间、权限），支持按条件检索和导出。

水印策略：

动态水印包含客户公司名、查看者IP、时间，震慑恶意传播行为；

背景水印与文字内容重叠，确保截图后仍可追溯来源。

部署架构

服务器端：部署信企卫文件加密软件管理服务器，负责加密策略下发、密钥管理、日志存储；

客户端：在销售团队终端安装加密客户端，实现文件自动加密/解密；

外发控制台：独立部署外发文件生成工具，供销售提交外发申请并生成受控文件。

配置要点

加密文件类型：覆盖.docx、.pdf、.pptx、.xlsx等销售常用格式；

外发权限模板：预设“仅查看”“可打印”“可修改”等选项，默认选择最严格权限；

水印参数：字体大小12pt、透明度30%、倾斜角度15°，确保可读性且不影响内容；

第七、审批流程：设置超时自动提醒，避免因审批延迟影响业务。

安全防护提升

外发文件100%受控，客户无法通过转发、截屏、打印等方式泄露内容；

水印技术使泄露文件可追溯至具体客户和查看时间，形成威慑；

审批流程确保每次外发均有记录，满足合规审计要求。